Dienstverbanden en HR, het lijkt op het oog ontzettend logische combinatie. Dat geldt dus net zo goed in de wereld van het koppelen van HR-data met verzuimsoftware. Niet per se het aantal dienstverbanden, maar eerder wat je onder een dienstverband verstaat. Want in die interpretatie, daar verschillen organisaties nogal eens in. Daar gaat dit artikel over.
Wat is een dienstverband eigenlijk?
Als werkgever heb je medewerkers in dienst: je spreekt dan van een dienstverband. De afspraken over zulk dienstverband staan in een arbeidsovereenkomst. Tot zover eenvoudig.
Een dienstverband kan echter verschillende vormen hebben. En daar wordt nog wel eens overheen gekeken. Want om dat goed te registreren, een structuur voor aan te brengen en vervolgens te laten communiceren met andere softwaresystemen kan een hele klus zijn. De basis van een dienstverband is wel meestal helder: aanvang, einddatum, functie, afdeling, aantal uren en aan wie er gerapporteerd wordt. Maar de crux zit hem in de invulling van die elementen.
Diverse varianten voor dubbele dienstverbanden
Een specifieke uitdaging binnen het thema dienstverbanden zijn de zogeheten ‘dubbele’ dienstverbanden. Dat houdt simpelweg in dat een medewerker niet 100% voor één en dezelfde afdeling werkt, maar binnen die werkgever voor meerdere afdelingen zijn werk uitvoert. Dat kan ook binnen een holding of een groep, waarbij medewerkers gedeelten van hun tijd actief zijn voor twee of zelfs meerdere bv’s of afdelingen.
In werknemersgegevens zien we vaak een aantal varianten:
- De eenvoudige standaard: een medewerker werkt bij Bedrijf X en rapporteert aan Collega Y
- Variant 1: een medewerker heeft meerdere dienstverbanden gekoppeld aan meerdere afdelingen
- Variant 2: een formatieverdeling waarbij een medewerker een voltijd contract heeft, met een bepaald percentage voor afdeling A en voor afdeling B.
- Variant 3: contract assignment, een doorlopend contract met daarnaast kortlopende projecten met een einddatum.
Helderheid over dienstverbanden is essentieel voor verzuimdata
Creatief met dienstverbanden kan afwisselend werk betekenen. Dat is mooi meegenomen voor de werknemer en biedt flexibiliteit voor de werkgever. Maar voor het koppelen van verzuimsoftware met HR-systemen is het een hele uitdaging. Stel, een medewerker is langere tijd afwezig vanwege verzuim, om na verloop van tijd weer terug te keren. Dan wordt er door de arbo-arts vaak een FML opgesteld: functionele mogelijkhedenlijst. Zodra een medewerker namelijk (gedeeltelijk) aan de slag kan), wordt op basis van dat document duidelijk wat de medewerker kan uitvoeren qua werkzaamheden.
Heeft diezelfde werknemer meerdere dienstverbanden, dan moet ergens geregistreerd worden wat de impact is op elk dienstverband. Werkt de werknemer 50% voor afdeling A en 50% voor afdeling B, terwijl degene slechts voor 50% weer aan het werk kan: voor welke afdeling gaat degene dan aan de slag? En welke manager moet daar een notificatie met bijbehorende taken over krijgen?
Van de eerder genoemde varianten zijn met name variant 1 en 3 het meest voorkomend. Er zijn meerdere dienstverbanden, of er wordt gewerkt met een basisovereenkomst met daarbovenop losse opdrachten. In een koppeling tussen verzuimsoftware en HR-systeem via newdays connect zijn die dan ook eenvoudig in te regelen. Sterker nog, ongeacht het HR-systeem, is newdays connect dankzij flexibele mapping altijd in staat om elke situatie (van werkwijze in praktijk, naar HR-systeem en newdays connect) een vervolg te geven.
Bereid je goed voor in het koppelen van HR-systeem en verzuimsoftware
Naast de eerdere lijst met vragen en het visueel maken van een datastroom, is het nadenken over mogelijk dubbele dienstverbanden eveneens belangrijk in de voorbereiding van het opzetten van een koppeling. Vaak is het helemaal breed binnen de organisatie bekend dat hier gebruik van gemaakt wordt. Controleer dit daarom goed bij je HR-afdeling en kijk of de HR-systemen daar juist op zijn ingericht.
Wil je dat we daar met jou over meedenken en ben je benieuwd wat de mogelijkheden zijn? Neem dan contact op en probeer het direct zelf.
